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Einstellung einer Schutz­schrift in das elektronische Schutzschriften­register

Zum Einstellen einer Schutzschrift in das elektronische Schutzschriftenregister sind drei Schritte notwendig. Einerseits muss man den Schriftsatz über das beA an das OLG Frankfurt schicken, andererseits muss diese beA-Nachricht eine so genannte XJustiz-Datei enthalten, die man zuvor separat erstellen muss. Vor der Erstellung der XJustiz-Datei muss wiederum der Schriftsatz zuerst signiert werden.

Dieser Beitrag erklärt diese drei Schritte daher auch unabhängig voneinander.

Man benötigt dazu Folgendes:

  • einen fertigen Schriftsatz mit der Schutzschrift im PDF-Format (es genügt hier, die Datei aus dem eigenen Textverarbeitungsprogramm im PDF-Format zu speichern, man muss das Dokument nicht ausdrucken, physisch unterzeichnen und wieder einscannen – denn dafür gibt es ja gerade die elektronische Signatur!),
  • gegebenenfalls Anlagen, ebenfalls im PDF-Format (wer es einfacher haben mag, fügt die Anlagen gleich dem Schutzschrift-PDF bei),
  • einen beA-Zugang und
  • eine Signaturkarte für die qualifizierte elektronische Signatur.

1. Signaturdatei im beA erstellen

Zunächst muss das Schutzschrift-PDF signiert werden, das heißt, es muss eine Signaturdatei erstellt werden. Dazu meldet man sich im beA an, erstellt eine neue Nachricht und fügt dieser ansonsten noch leeren Nachricht das Schutzschrift-PDF als signierten Anhang bei.

Hinweis für beA-Anfänger: Als Typ des Anhangs gibt man „Schriftsatz“ und im Feld „Signatur“ wählt man „neue Signaturen erstellen“ aus. Das Feld „Anhangs-Bezeichnung“ kann leer bleiben.

Im Anhang der beA-Nachricht sind dann zwei Dateien enthalten: das Schutzschrift-PDF und die Signatur-Datei mit der Dateiendung „.pdf.p7s“. Durch einen Klick auf die Schaltfläche mit dem Diskettensymbol muss man diese Signaturdatei auf dem eigenen Rechner speichern.

2. XJustiz-Datei erstellen

Warum XJustiz-Datei? Die per beA beim zentralen Schutzschriftenregister eingehenden Schriftsätze werden nicht von einem Menschen geprüft, sondern vollautomatisch ins Register eingestellt. Damit das funktionieren kann, muss dem Schriftsatz eine „Registerdatei“ beigefügt werden, die das Rubrum der Schutzschrift in maschinenlesbarer Form enthält – die so genannte XJustiz-Datei.

Zur Erstellung der XJustiz-Datei geht man auf www.zssr.justiz.de und wählt das Formular „Einreichung einer Schutzschrift“ in der „Ausprägung“ „XJustiz-Download“ aus.

Dann klickt man auf „übernehmen“ und kann über die Reiter „Antragsgegner“, „Antragsteller“, „Streitgegenstand“ und „Anlagen“ die notwendigen Angaben zur Erstellung der XJustiz-Datei einfügen.

Hinweis für Schutzschrift-Anfänger: Hier ist zu beachten, dass bei der Einreichung einer Schutzschrift natürlich der eigene Mandant der „Antragsgegner“ und die Gegenseite der „Antragsteller“ ist.

Bei den „Anlagen muss man die Schutzschrift und die zuvor erstellte Signatur-Datei auswählen und dann auf „Dateinamen speichern“ klicken.

Ebenso fügt man die Dateinamen aller Anlagen der Schutzschrift hinzu (dies ist nur erforderlich, falls diese nicht ohnehin im Schutzschrift-PDF enthalten sind). Hier muss jedoch keine Signatur-Datei erstellt und hinzugefügt werden! Mit eventuellen Anlagen darf man keine Fehler machen, weil die korrekte Anzahl der als separate PDF-Dateien beigefügten Anlagen vom ZSSR-System geprüft wird.

Sind die Dateinamen gespeichert, sollte man sie in der anschließenden Übersicht prüfen.

Unter dem Reiter “Übersicht und Abschließen” muss man dann die XJustiz-Datei herunterladen und lokal speichern.

3. Übermittlung der Schutzschrift per beA

Nach dem (gegebenenfalls aufgrund Zeitablaufs erneuten) Anmelden im beA erstellt man jetzt die beA-Nachricht an das zentrale Schutzschriftenregister in Frankfurt.

Hinweis für beA-Anfänger: Zunächst muss man den Empfänger der beA-Nachricht benennen. Hierfür muss man im Fenster „Empfänger auswählen“ zunächst das Verzeichnis auf „Gesamtes Verzeichnis“ umstellen. Standardmäßig sucht das beA Empfänger immer im „Adressbuch“, welches sich der beA-Inhaber selbst erstellt hat. Vergisst man diese Umstellung, wird der Empfänger, der nicht im eigenen Adressbuch gespeichert wurde nicht gefunden.

Anschließend gibt man im Feld „Name“ das Wort „zentral“ ein. Im Feld „Ort“ genügt die Angabe „Frank“. Dies ist wichtig, da bei der Empfängersuche immer mindestens zwei Felder ausgefüllt sein müssen:

Durch Bestätigen der Eingabe durch einen Klick auf den Button „Suchen“, findet das beA das „Zentrale Schutzschriftenregister“:

Anschließend auf die Schaltfläche „Empfänger >“ klicken, damit das „Zentrale Schutzschriftenregister“ als Empfänger in die beA-Nachricht eingetragen wird.

Alle anderen Felder der beA-Nachricht können tatsächlich leer bleiben, da die eingehende Nachricht nicht von einem Menschen, sondern von einer Maschine gelesen wird! Wer das nicht mag, kann als Betreff zum Beispiel „Einstellung einer Schutzschrift“ und das eigene Aktenzeichen angeben.

Dann fügt man der Nachricht folgende Anhänge bei:

  • das Schutzschrift-PDF und die dazugehörige Signaturdatei,
  • die XJustiz-Datei (unsigniert) und
  • gegebenenfalls die Anhänge des eigenen Schriftsatzes (unsigniert).

Dann kann man die Nachricht absenden. Fertig!

Nach etwa 20 Minuten erhält man per beA-Nachricht eine Einstellungsbestätigung für die eigene Akte, einige Tage später dann die Rechnung über die Einstellungsgebühr. Die Rechnung kommt dann ebenfalls per beA. Die Gebühr für die Einreichung einer Schutzschrift beträgt 83 Euro (§ 1 Nr. 5a Justizverwaltungskostengesetz; Nr. 1160 KV) und wird von demjenigen geschuldet, der die Schutzschrift eingereicht hat

Wenn beim Erstellen der Nachricht ein Fehler unterlaufen ist, erhält man umgehend eine beA-Nachricht vom Register, zum Beispiel weil man die Signatur-Datei(en) nicht im ZSSR-Justiz-Portal mit hochgeladen hat, sondern nur den Schriftsatz und die Anlagen:

Wer eine solche Nachricht erhält, sollte am besten erneut bei Schritt 1 anfangen und nicht versuchen, Fehler punktuell zu korrigieren, da hierbei schnell weitere Fehler passieren können.

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Diplom-Wirtschaftsjurist Martin Rätze ist wissenschaftlicher Mitarbeiter in der Kanzlei WIENKE & BECKER – KÖLN. Dr. Lukas Mezger ist Rechtsanwalt bei UNVERZAGT VON HAVE Rechtsanwälte in Hamburg.

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Foto: freddie marriage | Unsplash

5 Kommentare

  1. Stephan Dittl sagt

    Herzlichen Dank für die Anleitung, ich habe bisher die Schutzschrift immer auf der ZSSR-Seite selbst eingereicht, aber gerade die Fehlermeldung scheint mir für beA zu sprechen.

    Ein Hinweis noch bzw eine Frage: Wenn der Anwalt einen Schriftsatz selbst einreicht, muss er diesen – soweit ich weiß – nicht gesondert digital signieren. Dieser Schritt würde also in 1. entfallen. Oder ist das bei Schutzschriften anders?

  2. Thomas Hochstein sagt

    Der Beschreibung nach muss der Schriftsatz wohl nicht verschlüsselt, sondern signiert werden? (Das ist nicht nur technisch etwas anderes, sondern vor allem vom Verständnis her – eine Signatur ist eine Art elektronische Unterschrift, eine Verschlüsselung ist das nicht.)

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