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ZPO-Überblick: Akteneinsicht im Zivilprozess

Wer wem unter welchen Voraussetzungen Einsicht in die Akten eines Zivilprozesses gewähren kann oder muss, ist häufig erstaunlich unbekannt und wird nicht selten auch praktisch falsch gehandhabt.

Der folgende ZPO-Überblick stellt daher überblicksartig die verschiedenen Modalitäten der Akteneinsichtsgewährung im Zivilprozess dar.

Gegenstand der Akteneinsicht

Die Akteneinsicht bezieht sich zunächst auf die Akten. i.S.d. § 299 ZPO. Was zu diesen gehört, bestimmen die Aktenordnungen der Länder.

Gegenstand des Akteneinsichtsrechts sind neben diesen Akten z.B. auch von den Parteien eingereichte Beweisurkunden oder Unterlagen und im Grundsatz auch Beiakten, soweit das Gericht seine Entscheidung auf den Inhalt dieser Akten stützen will (s. dazu ausführlich diesen Beitrag). Ebenso gehören zu den Akten vorläufige Protokollaufzeichnungen gem. § 160a ZPO.

Von der Akteneinsicht ausgenommen sind die im PKH-Prüfungsverfahren eingereichten Unterlagen zu den persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnissen, die deshalb in einem gesonderten Aktenband (PKH-Heft) geführt werden (s. § 117 Abs. 2 Satz 2 ZPO). Nicht der Akteneinsicht unterliegen auch die in § 299 Abs. 4 ZPO genannten Gerichtsinterna.

Akteneinsichtsrecht der Parteien, § 299 Abs. 1 ZPO

Den Parteien (und Streithelfern/Nebenintervenienten) als unmittelbar am Prozess Beteiligten steht als Ausfluss des Anspruchs auf rechtliches Gehör das Recht zu, die Prozessakten einzusehen. Das Akteneinsichtsrecht ist dabei nicht an weitere Bedingungen geknüpft, endet aber mit rechtskräftigem Abschluss des Verfahrens (BGH, Beschluss vom 29.04.2015 – XII ZB 214/14).

Zuständig für die Entscheidung über die Akteneinsicht in den Räumen des Gerichts ist die Geschäftsstelle, gegen deren ablehnende Entscheidung die Erinnerung gem. § 573 Abs. 1 ZPO statthaft ist. Über die Versendung der Akten (s. unten) entscheidet der oder die jeweilige Vorsitzende durch Verfügung; eine ablehnende Entscheidung ist nach h.M. mit der sofortigen Beschwerde anfechtbar.

Akteneinsichtsrecht Dritter, § 299 Abs. 2

Dritte i.S.d. § 299 Abs. 2 ZPO sind insbesondere auch:

  • die Parteien selbst nach rechtskräftigem Abschluss des Verfahrens (BGH, Beschluss vom 29.04.2015 – XII ZB 214/14)
  • andere Behörden wie z.B. andere Gerichte, Staatsanwaltschaften und Sozialversicherungsträger (s. BVerfG Beschluss vom 02.12.2014 – 1 BvR 3106/09 Rn. 31, anders teilweise die Kommentarliteratur).

Diese Dritten i.S.d. § 299 Abs. 2 ZPO benötigen die Akteneinsicht nicht zur Prozessführung, so dass das Akteneinsichtsrecht nicht unmittelbarer Ausfluss des Anspruchs auf rechtliches Gehör ist. Deshalb verlangt § 299 Abs. 2 ZPO dafür eine Einwilligung der Parteien. Fehlt es daran, ist ein rechtliches Interesse glaubhaft zu machen.

Mangels Zusammenhang mit der Prozessführung handelt es sich bei der Gewährung von Akteneinsicht an Dritte um Justizverwaltungshandeln. Deshalb entscheiden über den Antrag grundsätzlich nicht die Vorsitzenden, sondern der „Gerichtsvorstand“, also Direktor:innen bzw. Präsident:innen. Praktisch ist diese Befugnis jedoch (durch Geschäftsverteilungsplan oder Hausverfügung) oft auf die Richter:innen oder die Vorsitzenden übertragen.

Um die Einwilligung einzuholen oder die widerstreitenden Interessen abwägen zu können, ist den Parteien rechtliches Gehör zum Akteneinsichtsgesuch zu gewähren. Stimmen nicht sämtliche Parteien dem Akteneinsichtsgesuch zu, muss das Gericht das Informationsinteresse des oder der Dritten mit dem Geheimhaltungsinteresse der Parteien abwägen um dann eine Ermessensentscheidung zu treffen.

Die Entscheidung nach § 299 Abs. 2 ZPO ergeht wiederum als Verfügung (da es sich nicht um eine Entscheidung in einer Rechtssache handelt). Gegen diese Entscheidung ist der Antrag auf gerichtliche Entscheidung gem. § 23 EGGVG statthaft. Bewilligt das Gericht die begehrte Akteneinsicht ohne Einwilligung der Parteien, ist die Entscheidung den Parteien mitzuteilen und ihnen Gelegenheit geben, einen Antrag auf gerichtliche Entscheidung gem. § 23 EGGVG zu stellen, bevor die Akteneinsicht tatsächlich stattfindet.

Durchführung bei Papierakten

Werden die Akten auf Papier geführt, können die Parteien diese auf der Geschäftsstelle oder an einem dafür bestimmten Ort im Gericht einsehen. Die Modalitäten (z.B. Aufsicht durch Wachtmeister) bestimmt die Akteneinsicht gewährende Stelle. Den Parteien (Abs. 1) sind außerdem ohne weitere Voraussetzungen (kostenpflichtige) Kopien aus den Akten und ggf. Beiakten zu erteilen.

Ob bevollmächtigten Rechtsanwält:innen Akteneinsicht durch Übersendung der Akten in die Kanzleiräume gewährt wird, steht zwar grundsätzlich im Ermessen der Akteneinsicht bewilligenden Stelle; einem solchen Gesuch wird betreffend die Akten (s. oben) aber in der Regel stattzugeben sein. Besteht bei von den Parteien eingereichten Unterlagen (z.B. Behandlungsdokumentationen) ein Verlustrisiko, ist Akteneinsicht ggf. durch Übersendung von Kopien zu gewähren. Rechtsanwält:innen können nicht darauf verwiesen werden, die Akten lediglich auf der Geschäftsstelle einzusehen (s. dazu jüngst OLG Dresden, Beschluss v. 28.06.2021 – 4 W 386/21).

Bei Akteneinsichtsgesuchen Dritter kann zu prüfen sein, ob dem Informationsinteresse auch durch eine nur teilweise Einsicht entsprochen werden kann, z.B. durch Übersendung einer Abschrift der Entscheidung.

Durchführung bei elektronischen Akten

Werden die Akten elektronisch geführt, sieht § 299 Abs. 3 ZPO ein „digital first“-Konzept vor: Grundsätzlich wird die Akteneinsicht gem. Satz 1 über ein Akteneinsichtsportal oder durch Übersendung auf einem sicheren Übermittlungsweg (§ 130a Abs. 4 ZPO) gewährt. Nur auf besonderen Antrag (Satz 2) wird Akteneinsicht in den Räumen des Gerichts oder – bei einem berechtigten Interesse – durch Übersendung von Ausdrucken oder Datenträgern (Satz 3) gewährt.

Über die Form der Akteneinsicht entscheidet die Geschäftsstelle, gegen deren Entscheidung wiederum die Erinnerung gem. § 573 Abs. 1 ZPO statthaft ist.


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Foto: Tobias Fischer on Unsplash

10 Kommentare

  1. RA David Salm sagt

    Sehr interessante Darstellung, die die juristische Systematik verdeutlicht und logisch erscheinen lässt. Vielen Dank!

  2. Schäfer Schaefer sagt

    Gibt es auch eine Übersicht, wie sich dieser Anspruch von denen im ÖR, FGG und Strafrecht unterscheidet?

  3. Andreas Voß sagt

    Vielen Dank für die fundierte Übersicht.

    Lediglich ein Aspekt scheint mir nicht ganz präzis. Wenn es heißt

    „Dritte i.S.d. § 299 Abs. 2 ZPO sind insbesondere auch: … andere Behörden wie z.B. andere Gerichte, Staatsanwaltschaften und Sozialversicherungsträger (s. BVerfG Beschluss vom 02.12.2014 – 1 BvR 3106/09 Rn. 31, anders teilweise die Kommentarliteratur).“,

    dann greift das m.E. zu kurz. Der Umstand, dass im Licht von Art. 19 Abs. 4 GG die Gewährung solcher Akteineinsichten im Wege der Rechts- oder Amtshilfe gegenüber demjenigen, dessen Daten betroffen sind, ein nach § 23 EGGVG anfechtbarer Justizverwaltungsakt ist, bedeutet nicht, dass die Voraussetzungen für die Gewährung von Rechts- oder Amtshilfe (nach Art. 35 Abs. 1 GG, §§ 156, 158 GVG, § 13 ArbGG, § 14 VwGO, § 13 FGO und § 5 SGG) in § 299 Abs. 2 ZPO geregelt wären. Die angeführte Entscheidung des BVerfG legt dies in Rn. 21 und 25 m.E. selbst richtig dar. Für die Akteineinsicht anderer Behörden und Gerichte im Wege der Rechts- oder Amtshilfe kommt es deshalb bei Fehlen des Einverständnisses aller Parteien nicht darauf an, ob die Behörde oder das Gericht bzw. die Körperschaft, zu der die Behörde oder das Gericht gehört, ein „rechtliches Interesse“ an der Akteneinsicht hätte. Vielmehr ist zu prüfen, ob die Voraussetzungen für die Rechts- oder Amtshilfe unter Berücksichtigung der Datenschutzvorschriften vorliegen.

    • Benedikt Windau sagt

      So wie ich das BVerfG verstehe, braucht es einer einfachgesetzlichen Grundlage für die Informationsübermittlung, im Rahmen derer diese Abwägung vorzunehmen ist. Und da liegt m.E. § 299 Abs. 2 ZPO – ggf. in entsprechender Anwendung – nahe. Ebenso beispielsweise auch Bacher im BeckOK und Deppenkämper im Prütting/Gehrlein. § 156 GVG scheint mir viel zu eng (was ist mit Staatsanwaltschaften und anderen Behörden) und auch nicht zu passen, weil es um Justizverwaltungshandeln und nicht um Hilfe in einer Rechtssache geht.

      Im Ergebnis wäre aber m.E. schon viel gewonnen, wenn die Problematik überhaupt bekannt wäre und eine Interessenabwägung stattfindet – und nicht Behörden quasi „blind“ Akteneinsicht gewährt würde, wie es (wohl) der Regelfall sein dürfte.

      • Abgeordneter sagt

        Insgesamt ist das alles, bedenkt man die Praxisrelevanz, extrem schlecht und verwirrend geregelt. Ich stimme zu, dass es erstmal darum geht, dass die Akten nicht einfach so per Dezernatsverfügung rausgehauen werden (bei den Gerichten, an denen ich bislang war, wird die 299-II-AE im GVP nicht auf die RichterInnen übertragen). Ein sehr verdienstvoller Beitrag, möge er viele LeserInnen finden.

        Gleichwohl kurz zu den dogmatischen Untiefen: Findet man nichts Spezialgesetzliches – § 156 GVG hilft tatsächlich nur in bestimmten Fällen -, dürfte es, sofern die AE von einer staatlichen Stelle beantragt wird, allein auf die datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlagen aus den Landesgesetzen ankommen (in BVerfG, Beschluss vom 2.12.2014 – 1 BvR 3106/09 geht es zwar nicht um die komplette Akte, sondern um Kopien eines Beschlusses, aber das dürfte keinen Unterschied machen). Die Übersendung auf Eigeninitiative (z. B. Zivilakte an StA wegen Verdacht einer Urkundenfälschung im Prozess) kann auf § 12 ff. EGGVG gestützt werden, sofern man sich in der Ordentlichen befindet.

        § 299 II ZPO spricht von „Personen“, und das BVerfG bezieht die Norm in dem im Blog zitierten Beschluss auch immer auf „private Dritte“; für mich passt dies alles nicht so richtig zur Übersendung an Behörden und Gerichte. Auch eine Analogie würde ich skeptisch sehen, denn einer Behörde die Glaubhaftmachung (! = § 294 ZPO) eines rechtlichen Interesses abzuverlangen, wäre ungewöhnlich.

        Nach dem BayObLG ist übrigens auch insoweit das Doppeltürenmodell zu bedenken – eine Regelung für die Anforderung, eine Regelung für die Gewährung (BayObLG, Beschluss vom 6.8.2020 – 1 VA 33/20 (AG München), ZD 2021, 40, lesenswert).

        • Andreas Voß sagt

          Dem stimme ich zu.

          Dass Behörden und Gerichte (jedenfalls in Baden) einander keineswegs immer „quasi blind“ Akteneinsicht gewähren, zeigt OLG Karlsruhe, Beschl. v. 3.9.2020 – 6 VA 23/20 (online: http://lrbw.juris.de/cgi-bin/laender_rechtsprechung/document.py?Gericht=bw&GerichtAuswahl=OLG+Karlsruhe&Art=en&sid=726991a2a548bda56acbc4bad24b7e7e&nr=32198&pos=2&anz=7): „Die Staatsanwaltschaft Freiburg wendet sich gegen eine Entscheidung des Amtsgerichts – Betreuungsgericht – Titisee-Neustadt, mit der ihr Akteneinsicht in die dort geführten Akten aus einem laufenden Betreuungsverfahren für die Betroffene verwehrt worden ist.“ …

          • Abgeordneter sagt

            Interessante Begründung, mit der das OLG Karlsruhe die Rechtsbeschwerde nicht zulässt: „Zwar haben das Oberlandesgericht Köln und wohl auch das Oberlandesgericht Bamberg in Fällen, in denen das die Akteneinsicht versagende Amtsgericht und die ersuchende Behörde zum Geschäftsbereich desselben Justizministeriums gehören, einen Antrag der ersuchenden Behörde auf gerichtliche Entscheidung nach §§ 23 ff. EGVG für statthaft und zulässig erachtet. Einen Rechtssatz haben sie insoweit aber nicht aufgestellt.“

            Ach so, die haben nur eine ungeklärte Rechtsfrage anders entschieden, aber halt ohne Problembewusstsein und deswegen ohne einen Rechtssatz aufzustellen. Puh … zumal die Rechtsbeschwerde zuzulassen ist, wenn dies zur Sicherung einer einheitlichen Rechtsprechung notwendig ist.

  4. Lapp sagt

    Warum werden die Abrechnungen von Sachverständigen den Parteien – die diese ja letztlich bezahlen müssen – vorenthalten und auch aus der Einsicht ausgenommen?

    • Benedikt Windau sagt

      Das wäre mir neu, dass diese den Parteien vorenthalten werden…

  5. Konrad sagt

    Vielen Dank für die hilfreiche Übersicht.

    Besteht darüber hinaus die Möglichkeit, die Akteneinsicht über den Auskunftsanspruch nach der DSGVO zu erreichen (selbst geführter Rechtsstreit)?

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